Spis treści
Dla większości spółek i fundacji (których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym) dnia 30 czerwca mija ostateczny termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok 2025.
W praktyce obrotu gospodarczego proces ten niejednokrotnie ulega jednak zakłóceniom. Konflikty pomiędzy wspólnikami, paraliż decyzyjny organów korporacyjnych, uchybienia w procedurze zwołania organów zatwierdzających (w spółce z o.o. – Zgromadzenia Wspólników), bądź zdarzenia o charakterze losowym mogą uniemożliwić terminowe dopełnienie tego obowiązku.
W takich okolicznościach kluczowe dla członków zarządów oraz kierowników jednostek staje się wdrożenie procedur awaryjnych, które pozwalają na minimalizację osobistego ryzyka prawnego oraz uchronienie podmiotu przed sankcjami rejestrowymi i karnoskarbowymi.
Najważniejsze terminy przy składaniu sprawozdania finansowego za rok 2025
W przypadku podmiotów, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (dzień bilansowy przypada na 31 grudnia 2025 roku), ustawowe terminy prezentują się następująco:
Sporządzenie i podpisanie sprawozdania finansowego – do 31 marca 2026 r.
Stosownie do art. 52 ust. 1 ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki zapewnia sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Dokument ten musi zostać przygotowany w formie elektronicznej (struktura logiczna e-Sprawozdania w formacie XML).
Podpis pod sprawozdaniem składa osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki (w przypadku zarządu wieloosobowego – co do zasady wszyscy jego członkowie, chyba że zastosowanie znajdą ustawowe uproszczenia pozwalające na podpisanie dokumentu przez co najmniej jedną osobę po złożeniu odpowiednich oświadczeń przez pozostałych członków).
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego – do 30 czerwca 2026 r.
Kolejnym etapem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający (np. Zgromadzenie Wspólników, Walne Zgromadzenie, a w przypadku fundacji rodzinnej – Zgromadzenie Beneficjentów). Ustawa przewiduje na tę czynność termin 6 miesięcy od dnia bilansowego.
Brak terminowego zatwierdzenia sprawozdania uniemożliwia podjęcie skutecznej uchwały o podziale zysku (wypłacie dywidendy) lub pokryciu straty.
Złożenie sprawozdania we właściwym rejestrze lub organie – w ciągu 15 dni od zatwierdzenia
Zatwierdzone sprawozdanie finansowe wraz z towarzyszącymi mu dokumentami (uchwałą o zatwierdzeniu, uchwałą o podziale zysku/pokryciu straty oraz sprawozdaniem z działalności – jeśli jest wymagane) należy złożyć we właściwym rejestrze w terminie 15 dni od daty jego zatwierdzenia.
Przy założeniu, że sprawozdanie zostało zatwierdzone w ostatnim możliwym dniu (30 czerwca 2026 r.), ostateczny termin na jego złożenie upływa 15 lipca 2026 r.
Gdzie i w jaki sposób składa się sprawozdanie finansowe?
Miejsce oraz tryb złożenia dokumentów finansowych zależą bezpośrednio od statusu prawnego podmiotu:
- Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS: Składają sprawozdanie wyłącznie drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu eKRS (do bezpłatnego Repozytorium Dokumentów Finansowych – RDF). Zgłoszenia dokonuje osoba uprawniona do reprezentacji.
- Podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS: Przekazują sprawozdanie finansowe do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).
- Fundacje rodzinne: Podlegają odmiennemu reżimowi rejestrowemu. Nie składają one dokumentów przez RDF ani system e-KRS. Zgłoszenie realizowane jest do Rejestru Fundacji Rodzinnych (prowadzonego przez Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim) w tradycyjnej procedurze właściwej dla tego rejestru.
- Spółki cywilne: Co do zasady nie mają obowiązku składania rocznych sprawozdań finansowych (o ile nie prowadzą pełnej księgowości dobrowolnie lub ze względu na limity przychodów).
Brak zatwierdzenia sprawozdania finansowego w terminie – co zrobić, gdy minął termin na złożenie sprawozdania finansowego?
Zaniechanie jakichkolwiek działań w sytuacji przekroczenia terminów sprawozdawczych stanowi najmniej korzystny scenariusz. Jeżeli termin na sporządzenie lub podpisanie sprawozdania finansowego upłynął, priorytetem powinno być jak najszybsze doprowadzenie statusu formalno-prawnego jednostki do stanu zgodnego z przepisami.
Zatem jeśli podpisane sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone do 30 czerwca 2026 r., to bez względu na to co jest przyczyną takiej sytuacji kierownik jednostki powinien złożyć je do KRS w terminie do dnia 15 lipca (tj. 15 dni od dnia, kiedy sprawozdanie mogło być zatwierdzone). Późniejsze zatwierdzenie nie zwalnia z obowiązku ponownego złożenia dokumentów po zatwierdzeniu.
Gdy organ (np. Zgromadzenie Wspólników) w końcu zatwierdzi sprawozdanie finansowe, należy jak najszybciej dokonać ponownego zgłoszenia dokumentów rocznych do KRS (w tym sprawozdania finansowego) w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Sankcje za niedopełnienie obowiązków sprawozdawczych
Ustawodawca przewiduje rygorystyczne konsekwencje za niedochowanie terminów sporządzenia lub złożenia sprawozdań finansowych. Odpowiedzialność za te uchybienia spoczywa bezpośrednio na kierowniku jednostki (członkach zarządu).
Do możliwych sankcji należą:
- grzywna nakładana przez Sąd Rejestrowy na kierownika jednostki,
- kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2,
- rozwiązania spółki i wykreślenie jej z KRS w przypadku spółek wpisanych w KRS.
W skrajnych przypadkach, zwłaszcza przy braku składania sprawozdań finansowych za kolejne lata obrotowe, sąd rejestrowy może podjąć działania zmierzające do rozwiązania podmiotu bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego. Dlatego nawet spóźnione złożenie dokumentów jest zwykle znacznie lepsze niż bezczynność.
Odpowiedzialność członków zarządu zależy od konkretnych okoliczności. Znaczenie ma między innymi to, kto odpowiadał za obieg dokumentów, czy zarząd miał realną możliwość działania, czy doszło do zaniedbania, czy opóźnienie było skutkiem okoliczności niezależnych od spółki
Podsumowanie
Niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie wiązać się może z licznymi sankcjami, w tym karą grzywny, karą ograniczenia wolności, postępowaniem przymuszającym czy rozwiązaniem i wykreśleniem danego podmiotu z KRS. Po przekroczeniu terminu najlepszym rozwiązaniem jest szybkie naprawienie uchylenia i złożenie dokumentów.