Spis treści
Najem komercyjny to popularna forma udostępniania powierzchni biurowych, handlowych i magazynowych, w której stronami są zazwyczaj przedsiębiorcy. O ile sama umowa najmu daje dużą swobodę w kształtowaniu warunków, o tyle kwestia remontów, modernizacji i rozliczania nakładów może rodzić wątpliwości, a nawet spory. Kto powinien ponosić koszty remontów? Co z nakładami poniesionymi przez najemcę? Co mówi na ten temat Kodeks cywilny i praktyka?
Obowiązki remontowe według Kodeksu cywilnego
Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, podstawowy podział obowiązków wygląda następująco:
- Wynajmujący odpowiada za utrzymanie lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku. To on ponosi koszty poważniejszych napraw – instalacji (wodnej, elektrycznej, grzewczej), usuwania awarii czy koniecznych remontów, które uniemożliwiałyby normalne korzystanie z lokalu.
- Najemca zobowiązany jest do bieżącej eksploatacji lokalu i pokrywania kosztów drobnych napraw – takich jak wymiana żarówek, klamek, odświeżenie ścian czy konserwacja podłóg.
Jeśli umowa milczy w tym zakresie, zastosowanie mają przepisy art. 662 i 681 Kodeksu cywilnego.
Swoboda umowna w najmie komercyjnym
W najmie lokali użytkowych strony mogą – i powinny – precyzyjnie określić w umowie, kto ponosi koszty określonych remontów, modernizacji i adaptacji lokalu. Prawo dopuszcza daleko idącą elastyczność, dlatego brak uregulowań w tym zakresie może skutkować nieporozumieniami.
W praktyce często spotykanym rozwiązaniem jest przerzucenie znacznej części obowiązków remontowych na najemcę – zwłaszcza w przypadku dużych powierzchni komercyjnych, adaptowanych do specyfiki danego biznesu.
Modernizacje, adaptacje i ulepszenia – kto za nie płaci?
Nakłady użyteczne i zbytkowne, czyli takie, które podnoszą standard lokalu lub dostosowują go do działalności najemcy (np. przebudowa wnętrza, klimatyzacja, zaplecze sanitarne), najczęściej finansowane są przez najemcę. Co istotne:
- Najemca nie może samodzielnie dokonywać istotnych zmian w lokalu bez pisemnej zgody wynajmującego.
- Wszelkie większe prace powinny być wcześniej uzgodnione i opisane w umowie – w przeciwnym razie wynajmujący może nawet wypowiedzieć umowę najmu w trybie natychmiastowym.
Rozliczenie kosztów po zakończeniu najmu – co mówi art. 676 KC?
Po zakończeniu umowy najmu, zastosowanie znajduje art. 676 Kodeksu cywilnego. Przepis ten zakłada, że:
- Wynajmujący może zatrzymać ulepszenia dokonane przez najemcę, płacąc za nie wartość rynkową z dnia zwrotu lokalu.
- Alternatywnie – może żądać przywrócenia lokalu do stanu pierwotnego – na koszt najemcy.
Strony mogą jednak w umowie określić inne zasady – np. ustalić brak zwrotu za nakłady po określonym czasie lub dopuścić potrącenie ich wartości z ostatnich czynszów.
W praktyce: rozliczenie nakładów powinno być poprzedzone protokołem zdawczo-odbiorczym, w którym opisuje się aktualny stan techniczny lokalu i inwentaryzuje wykonane prace. Tylko w oparciu o taki dokument można bezpiecznie przeprowadzić rozliczenia.
Dlaczego umowa najmu powinna regulować temat remontów i ulepszeń?
Z perspektywy obu stron kluczowe jest jasne uregulowanie następujących kwestii:
- Zakres dopuszczalnych ulepszeń – jakie prace najemca może wykonywać, a które wymagają pisemnej zgody właściciela?
- Tryb uzyskiwania zgody – czy wystarczy e-mail, czy potrzebna jest aneks do umowy?
- Sposób rozliczenia nakładów – czy i w jakiej formie wynajmujący zwraca koszty? Czy najemca może je potrącać z czynszu? Czy ulepszenia przechodzą na własność właściciela bez wynagrodzenia?
Zbyt ogólne zapisy lub ich brak mogą prowadzić do kosztownych sporów sądowych i wzajemnych roszczeń po zakończeniu najmu.
Praktyczne przykłady klauzul umownych
W dobrze skonstruowanej umowie najmu komercyjnego można znaleźć np.:
- klauzulę mówiącą, że „wszelkie ulepszenia lokalu wymagają pisemnej zgody wynajmującego”,
- zapis: „ulepszenia dokonane bez zgody właściciela mogą zostać usunięte na koszt najemcy”,
- ustalenie: „po zakończeniu najmu wynajmujący ma prawo zatrzymać ulepszenia za kwotę odpowiadającą ich aktualnej wartości lub żądać przywrócenia stanu pierwotnego”.
Podsumowanie
Najem komercyjny to umowa o dużym potencjale, ale również wysokim ryzyku – zwłaszcza gdy chodzi o remonty, modernizacje i nakłady finansowe. Zasady ogólne zawarte w Kodeksie cywilnym dają tylko ramy, dlatego kluczowe znaczenie ma odpowiednio skonstruowana umowa, która jasno określa kto ponosi koszty remontów, kiedy wymagana jest zgoda wynajmującego, jak wygląda rozliczenie nakładów po zakończeniu najmu.
Z punktu widzenia najemcy i wynajmującego, najważniejsze jest planowanie, dokumentowanie oraz negocjowanie konkretnych warunków w umowie. To one decydują o bezpieczeństwie inwestycji i relacji biznesowej.